Datenschutzerklärung

Stand: 19. Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und in der KI verbindet Academy (academy.ki-verbindet.de) im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt; wir sind dazu nach Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG nicht verpflichtet.

2. Wenn Sie die Website nur ansehen

Server-Protokolle

Bei jedem Aufruf werden technisch notwendige Daten in Protokolldateien gespeichert:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Adresse und übertragene Datenmenge
• Meldung, ob der Abruf erfolgreich war
• Browsertyp und Betriebssystem
• zuvor besuchte Seite (Referrer), sofern Ihr Browser sie übermittelt

Zweck und Rechtsgrundlage: Diese Daten sind nötig, damit die Seite ausgeliefert werden kann, und wir brauchen sie, um Angriffe und Störungen zu erkennen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionierenden Angebot (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Speicherdauer: Die Protokolle werden fortlaufend überschrieben; es wird jeweils nur ein begrenzter Umfang vorgehalten. Sie werden gelöscht, sobald sie für die Erkennung von Störungen und Angriffen nicht mehr erforderlich sind, spätestens mit der nächsten Neuveröffentlichung der Website. Eine Zusammenführung mit anderen Daten oder eine Auswertung zu Werbezwecken findet nicht statt.

Hosting

Die Website läuft auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland. Standort des Servers ist Deutschland (Falkenstein). Hetzner verarbeitet die oben genannten Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO).

Verschlüsselung

Diese Seite wird ausschließlich über HTTPS ausgeliefert. Alles, was Sie hier eingeben, ist auf dem Weg zu uns verschlüsselt.

Schriften und Bilder

Schriftarten (Outfit, Caveat) sind fest in die Seite eingebettet und werden von unserem eigenen Server geladen. Es besteht keine Verbindung zu Google Fonts oder einem anderen fremden Anbieter. Die Weltkarten der 3D-Darstellung stammen aus gemeinfreien NASA-Datensätzen und liegen ebenfalls auf unserem Server.

Sprachwahl (Deutsch/Englisch)

Die Website gibt es auf Deutsch und auf Englisch. Beim ersten Aufruf der Startseite oder der Academy-Seite prüft ein kleines Skript in Ihrem Browser die dort eingestellte Sprache: Ist sie nicht Deutsch, zeigen wir Ihnen die englische Fassung. Diese Prüfung findet nur in Ihrem Browser statt; dabei wird nichts gespeichert und nichts an uns oder Dritte übertragen.

Wählen Sie die Sprache selbst über den Umschalter „DE | EN“, merkt sich Ihr Browser diese Wahl im lokalen Speicher (localStorage, Eintrag kv_lang mit dem Wert de oder en). Der Eintrag bleibt auf Ihrem Gerät, wird nicht an unseren Server übertragen, enthält keine Angaben zu Ihrer Person und dient nicht dem Tracking. Er ist technisch erforderlich, damit die von Ihnen ausdrücklich gewählte Sprache erhalten bleibt (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG), und braucht deshalb keine Einwilligung. Sie können ihn jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers löschen (Website-Daten von ki-verbindet.de).

3. Wenn Sie ein Formular abschicken

Auf der Startseite (deutsche und englische Fassung) gibt es zwei Wege, uns zu schreiben: das Formular im abgebildeten Handy und das kurze Formular ganz unten. Dabei verarbeiten wir:

Angabe	Pflicht?	Wozu
Name	ja	damit wir Sie ansprechen können
E-Mail-Adresse	ja	für unsere Antwort
Handynummer	freiwillig	falls Sie lieber angerufen werden möchten
gewählte Themen und Ergänzung	freiwillig	damit wir das Gespräch vorbereiten können
Vorteilscode	freiwillig	Zuordnung zu dem Partner, der Sie empfohlen hat

Außerdem speichern wir, von welcher Seite die Anfrage kam (zum Beispiel deutsche oder englische Startseite), damit wir Ihnen in Ihrer Sprache antworten können.

Zweck und Rechtsgrundlage: Wir verarbeiten diese Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten und ein mögliches Vertragsverhältnis anzubahnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Soweit es nicht um die Anbahnung eines Vertrags geht, stützen wir uns auf unser berechtigtes Interesse, Anfragen zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Was damit passiert: Die Anfrage wird auf unserem Server gespeichert, uns per E-Mail zugestellt und als Kontakt in unser eigenes Kundenverwaltungssystem (ERP) übernommen. Das ERP läuft auf unseren eigenen Servern; es handelt sich nicht um eine Weitergabe an Dritte.

Speicherdauer: Wir bewahren Anfragen so lange auf, wie es für die Bearbeitung und etwaige Anschlussfragen nötig ist, längstens drei Jahre nach dem letzten Kontakt. Entsteht daraus ein Auftrag, gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu zehn Jahre nach § 147 AO und § 257 HGB). Sie können jederzeit die Löschung verlangen, soweit dem keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Schutz vor automatisierten Einträgen: Das Formular enthält ein für Menschen unsichtbares Feld, das nur von Programmen ausgefüllt wird, und begrenzt die Zahl der Sendungen je IP-Adresse. Es wird kein externer Dienst wie reCAPTCHA eingesetzt.

E-Mail-Versand über Brevo

Für den Versand der Benachrichtigungen nutzen wir Brevo (Brevo GmbH, Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin, Deutschland; Tochter der Sendinblue SAS, Paris). Dabei werden Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und der Inhalt Ihrer Anfrage an Brevo übermittelt, damit die Nachricht zugestellt werden kann. Brevo verarbeitet diese Daten ausschließlich in unserem Auftrag; die Verarbeitung findet innerhalb der EU statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Terminbuchung über Calendly

Nach dem Absenden eines Formulars erscheint ein Knopf „Ersten Call buchen“. Erst wenn Sie darauf klicken, werden Sie zu Calendly (Calendly, LLC, USA) weitergeleitet. Dabei werden Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Ihr Vorteilscode an Calendly übergeben, damit Sie die Felder nicht erneut ausfüllen müssen. Solange Sie nicht klicken, wird keine Verbindung zu Calendly aufgebaut.

Calendly verarbeitet Daten auch in den USA. Calendly, LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; damit besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission als Grundlage für die Übermittlung (Art. 45 DSGVO). Rechtsgrundlage für die Übergabe Ihrer Daten ist Ihre durch den Klick erklärte Einwilligung beziehungsweise die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. a und lit. b DSGVO). Es gilt zusätzlich die Datenschutzerklärung von Calendly.

Vorteilscodes von Partnern

Wenn Sie über den Link eines Partners kommen oder einen Code eintragen, speichern wir diesen Code zusammen mit Ihrer Anfrage. Er dient ausschließlich dazu, die Empfehlung dem richtigen Partner zuzuordnen und die vereinbarte Vergütung abzurechnen. Der Partner erhält von uns keine personenbezogenen Daten über Sie, sondern lediglich die Information, dass über seinen Code eine Anfrage eingegangen ist. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer korrekten Abrechnung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. KI verbindet Academy (academy.ki-verbindet.de)

Unter academy.ki-verbindet.de betreiben wir unsere eigene Online-Lernplattform. Anders als diese Website brauchen Sie dort ein Benutzerkonto. Deshalb verarbeiten wir in der Academy mehr Daten. Welche das sind, wozu und wie lange, steht hier vollständig.

Konto und Anmeldung

Angabe	Pflicht?	Wozu
E-Mail-Adresse	ja	Anmeldung und Kontakt zu Ihrem Zugang
Name	freiwillig, für das Zertifikat nötig	Ansprache und Name auf dem Zertifikat
Passwort	ja	Anmeldung; gespeichert wird nur ein Prüfwert (scrypt-Hash mit Salz), nie das Passwort selbst
Gewählte Sprache der Oberfläche (zum Beispiel Deutsch oder Englisch)	freiwillig	Anzeige in Ihrer Sprache, auch auf anderen Geräten, sowie Sprache von Zertifikat und E-Mails
Kontostatus, Rolle, Herkunft des Kontos (Zugangsanfrage oder Einladung), Datum der Anlage und der letzten Anmeldung	automatisch	Betrieb und Schutz des Kontos
Zahl der Fehlversuche, vorübergehende Sperre	automatisch	Schutz vor dem Erraten von Passwörtern
Freischaltungen (welche Kurse, seit wann, auf welchem Weg)	automatisch	Zugriff auf die Kurse

Ein Konto entsteht nur auf zwei Wegen: Wir geben Ihre Zugangsanfrage frei (siehe unten), oder wir laden Sie ein. Jede Freigabe prüfen wir persönlich. Bei einer Einladung erhalten Sie einen Link, mit dem Sie Ihr Passwort festlegen. Links zum Festlegen oder Zurücksetzen des Passworts sind nur einmal nutzbar und begrenzt gültig (Einladung 72 Stunden, neues Passwort 60 Minuten). Wir speichern davon nur einen Prüfwert, nicht den Link selbst. Passwörter erscheinen nie in Protokollen, E-Mails oder Auswertungen.

Anmelde-Cookie: Nach der Anmeldung setzt die Academy das Cookie kv_session. Es enthält nur eine Zufallszeichenfolge, ist für Skripte nicht lesbar, wird nur über HTTPS übertragen und läuft nach 30 Tagen ab, beim Abmelden sofort. Ohne dieses Cookie wäre eine Anmeldung nicht möglich. Es ist daher technisch notwendig und braucht keine Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Weitere Cookies gibt es nicht.

Speicher im Browser: Drei Dinge legt die Academy nur in Ihrem Browser ab (localStorage), nicht bei uns: Ihre Sprachwahl (kv_lang), einen Empfehlungscode, wenn Sie über einen Empfehlungslink kommen (kv_ref; er bleibt in Ihrem Browser, bis er nach der Anmeldung Ihrem Konto zugeordnet ist oder Sie ihn entfernen bzw. die Website-Daten löschen, siehe unten), und die Häkchen, die Sie in Übungs-Checklisten setzen. Sind Sie angemeldet, speichern wir Ihre Sprachwahl zusätzlich an Ihrem Konto. Sie können die Einträge im Browser jederzeit über die Browser-Einstellungen löschen.

Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Nutzungsverhältnisses, auch wenn ein Kurs kostenlos ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Schutzmaßnahmen gegen Missbrauch stützen wir auf unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Angebot (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Zugangsanfragen mit eigenem Passwort

Über das Formular „Zugang anfragen“ verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, die gewünschten Kurse, das von Ihnen gewählte Passwort (nur als Prüfwert, siehe unten), gegebenenfalls einen Aktionscode und die Angabe, wer Sie empfohlen hat (beides siehe unten), sowie Ihre Einwilligung mit Datum und Textversion. Wir nutzen die Angaben, um die Anfrage zu prüfen und Ihnen den Zugang einzurichten. Die Benachrichtigung an uns über eine neue Anfrage enthält weder Namen noch E-Mail-Adressen.

Ihr Passwort speichern wir nie im Klartext, sondern nur als nicht umkehrbaren Prüfwert (scrypt-Hash); niemand bei uns kann es lesen. Geben wir Ihre Anfrage frei, wird daraus das Passwort Ihres Kontos, und an der Anfrage wird es gelöscht. Lehnen wir die Anfrage ab, löschen wir den Prüfwert sofort. Gibt es zu Ihrer Adresse schon ein Konto, speichern wir kein neues Passwort; eine Anfrage ändert nie ein bestehendes Passwort. Kommt zur selben Adresse eine weitere Anfrage mit einem anderen Passwort, übernehmen wir keines von beiden; die Freischaltung läuft dann über einen Einladungslink.

Rechtsgrundlage ist die Anbahnung des Nutzungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Ihre Einwilligung im Formular halten wir zusätzlich fest (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Speicherdauer: Anfragen löschen wir automatisch 30 Tage nach unserer Entscheidung, nicht bearbeitete Anfragen nach 90 Tagen. Geben wir die Anfrage frei, entsteht ein Konto wie oben beschrieben.

Zugang mit Aktionscode

Für einzelne Aktionen, zum Beispiel einen Vorverkauf, eine Veranstaltung oder einen Partner, geben wir Aktionscodes aus, meist als Link. Ein Aktionscode schaltet nichts selbst frei: Sie stellen damit eine normale Zugangsanfrage (siehe oben), und wir prüfen und geben jede Anfrage persönlich frei. Eine Online-Zahlung findet dabei nicht statt; die Rechnung erhalten Sie nach der Freischaltung gesondert.

Zusätzlich zu Ihren Anfrage-Daten speichern wir den eingegebenen Aktionscode. So ordnen wir Ihre Anfrage der Aktion, den Kursen und dem Aktionspreis für die spätere Rechnung zu. Geben wir die Anfrage frei, halten wir fest, für welches Konto, welche Kurse, wann und von wem die Freigabe über diesen Code erfolgt ist. Außerdem vermerken wir an Ihrem Konto, über welche Aktion (Kampagne) Sie gekommen sind, damit Informationen und Angebote einer Aktion nicht bei Teilnehmenden einer anderen Aktion landen. Diese Angaben sehen nur wir im Verwaltungsbereich (Nutzerliste und CSV-Export für die Rechnung); jeder Export wird in unserem internen Protokoll festgehalten. Wer einen Code nutzt, sieht nicht, wer ihn sonst noch genutzt hat. IP-Adressen speichern wir dabei nicht.

Rechtsgrundlage ist die Anbahnung und Durchführung des Nutzungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für Rechnungsdaten unsere gesetzliche Aufbewahrungspflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Speicherdauer: Die Anfrage löschen wir wie jede Zugangsanfrage 30 Tage nach unserer Entscheidung, nicht bearbeitete nach 90 Tagen. Freigabe und Kampagne bleiben mit Ihrem Konto bestehen. Löschen wir Ihr Konto, entfernen wir auch Ihre Person aus der Freigabe; übrig bleibt nur, dass ein Platz der Aktion belegt war, ohne Bezug zu Ihnen. Was wir für Rechnungen aufbewahren müssen, gilt wie im nächsten Absatz.

Rechnungen

Eine Online-Zahlung ist in der Academy derzeit nicht aktiv. Ist ein Zugang kostenpflichtig, stellen wir die Rechnung nach der Freischaltung gesondert aus und schicken sie Ihnen per E-Mail. Dafür verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, Leistung und Betrag. Rechtsgrundlage ist unsere gesetzliche Pflicht zur Buchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Rechnungsdaten bewahren wir so lange auf, wie es das Gesetz verlangt (bis zu zehn Jahre nach § 147 AO und § 257 HGB); bis dahin schränken wir ihre Verarbeitung ein. Führen wir eine Online-Zahlung ein, ergänzen wir diese Erklärung vorher.

Lernfortschritt und Antworten

Damit Sie dort weitermachen können, wo Sie aufgehört haben, speichern wir je Lernstation: ob und wann Sie sie abgeschlossen haben, ob eine Quizantwort richtig war, und Ihre Freitextantworten zu Praxisaufgaben, auch als Entwurf. Bei interaktiven Übungen speichern wir nur, dass Sie sie abgeschlossen haben.

Eine Auswertung Ihres Lernerfolgs durch Menschen findet nicht statt. Ihre Freitextantworten lesen und bewerten wir nicht; im Verwaltungsbereich werden sie nicht angezeigt. Dort sehen wir nur, wie viele Stationen Sie je Kurs abgeschlossen haben, und wann Sie sich zuletzt angemeldet haben – etwa um bei Rückfragen zu helfen oder das Zertifikat freizugeben. Ihre Antworten wertet auch kein KI-Dienst aus.

Bitte schreiben Sie in Freitextfelder keine Daten anderer Personen, keine Gesundheitsdaten und keine Betriebsgeheimnisse. Die Aufgaben lassen sich immer mit Beispielen lösen.

Wenn wir Kurse überarbeiten und eine Station wegfällt, bleiben Ihre Antworten zu dieser Station gespeichert, werden aber nicht mehr angezeigt. Sie werden mit dem Konto gelöscht, auf Wunsch auch vorher. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Speicherdauer: wie das Konto.

Foundation Certificate und öffentliche Prüfseite

Wenn Sie alle Kurse abgeschlossen haben, können Sie das Foundation Certificate ausstellen lassen. Vorher bestätigen Sie, wie Ihr Name darauf stehen soll. Wir speichern den bestätigten Namen, eine zufällige Zertifikatsnummer (Form KV-FC-XXXX-XXXX-XXXX), das Ausstellungsdatum, den Kursumfang und gegebenenfalls einen Widerruf. Das PDF können nur Sie selbst abrufen, wenn Sie angemeldet sind.

Damit Dritte, etwa ein Arbeitgeber, die Echtheit prüfen können, gibt es eine öffentliche Prüfseite unter academy.ki-verbindet.de/zertifikat/ mit angehängter Zertifikatsnummer. Der QR-Code auf dem PDF führt dorthin. Jeder, der den Link oder die Nummer kennt, sieht dort: Ihren Namen, die Zertifikatsbezeichnung, den Kursumfang, das Ausstellungsdatum und ob das Zertifikat gültig oder widerrufen ist. Nicht sichtbar sind Ihre E-Mail-Adresse, Ihre interne Nutzernummer und Ihr Lernfortschritt. Die Nummer ist zufällig und nicht zu erraten, die Seite ist für Suchmaschinen gesperrt, und die Zahl der Abfragen ist begrenzt. Wem Sie den Link geben, entscheiden Sie.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, denn die Prüfbarkeit gehört zum Zertifikat. Speicherdauer: wie das Konto. Löschen wir Ihr Konto, ist auch das Zertifikat gelöscht, und die Prüfseite meldet „nicht gefunden“. Kopien, die andere bereits gespeichert haben, liegen außerhalb unseres Einflusses.

Empfehlungen

Jedes Konto hat einen persönlichen Empfehlungslink. Eine Provision oder Auszahlung gibt es dafür derzeit nicht.

• Wenn jemand einen Empfehlungslink öffnet, speichern wir nur den Empfehlungscode und den Zeitpunkt, ohne IP-Adresse und ohne Gerätedaten. Damit sich der Zähler nicht künstlich hochtreiben lässt, zählen wir je IP-Adresse und Code höchstens einen Aufruf am Tag. Die IP-Adresse liegt dafür nur kurz im Arbeitsspeicher, wird nicht gespeichert und verfällt von selbst. Diese Aufrufe löschen wir nach 90 Tagen.
• Wenn Sie über einen Empfehlungslink kommen oder bei der Zugangsanfrage angeben, wer Sie empfohlen hat, speichern wir an Ihrer Anfrage und nach der Freischaltung an Ihrem Konto, wer Sie empfohlen hat. Lässt sich Ihre Angabe keinem Konto zuordnen, speichern wir den von Ihnen eingegebenen Text (höchstens 40 Zeichen) und ordnen ihn gegebenenfalls selbst zu. Daraus ergibt sich auch, wer die empfehlende Person ihrerseits empfohlen hat (zweite Ebene); weitere Ebenen gibt es nicht. Namen und E-Mail-Adressen in dieser Zuordnung sehen nur wir im Verwaltungsbereich.
• Die empfehlende Person sieht nur Anzahlen: wie oft ihr Link in den letzten 90 Tagen geöffnet wurde, wie viele Konten darüber direkt entstanden sind und wie viele auf der zweiten Ebene. Namen, E-Mail-Adressen, Datum und Lernstand der Geworbenen sieht sie nicht. Aber: Bei sehr kleinen Zahlen, etwa der ersten Anmeldung, kann sie daraus schließen, dass sich eine bestimmte Person angemeldet hat, wenn sie weiß, wem sie den Link geschickt hat.

Wir nutzen die Zuordnung, um Empfehlungen nachzuvollziehen und gegebenenfalls später Partner zu vergüten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Empfehlungen nachvollziehbar zu machen und den Zähler vor Missbrauch zu schützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können dem jederzeit widersprechen. Speicherdauer: Die Angabe an der Anfrage löschen wir mit der Anfrage, die Zuordnung am Konto mit dem Konto; auf Wunsch entfernen wir sie vorher.

E-Mails aus der Academy

Derzeit verschickt die Academy selbst keine E-Mails. Freischaltungen, Einladungs- und Passwort-Links teilen wir Ihnen persönlich mit, zum Beispiel aus unserem E-Mail-Postfach.

Nur falls wir den automatischen Versand aktivieren (derzeit nicht aktiv): Dann verschickt die Academy ausschließlich E-Mails zum Zurücksetzen und zur Änderung Ihres Passworts über Brevo (Brevo GmbH, Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin). Brevo erhält dafür Ihre E-Mail-Adresse und den Inhalt der E-Mail einschließlich eines zeitlich begrenzten Links und verarbeitet sie in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO) innerhalb der EU. Die E-Mails zeigen unser Logo, das beim Öffnen von unserem eigenen Server geladen wird, sofern Ihr E-Mail-Programm Bilder anzeigt. Dabei sieht unser Server wie bei jedem Seitenaufruf Ihre IP-Adresse und die Uhrzeit (siehe Server-Protokolle in Abschnitt 2). Ein Zählpixel gibt es nicht, und wir werten nicht aus, ob oder wann Sie eine E-Mail öffnen. Erweitern wir den Versand auf weitere Zwecke, ergänzen wir diese Erklärung vorher.

Sicherheit und Protokolle

Die Academy ist nur über HTTPS erreichbar. Anmeldeversuche, Anfragen und Prüfseiten-Abrufe begrenzen wir je IP-Adresse und je E-Mail-Adresse. Diese Zähler liegen nur im Arbeitsspeicher und verfallen nach kurzer Zeit. Für Zugriffe auf den Server gilt Abschnitt 2 (Server-Protokolle) entsprechend.

Was wir als Verwalter tun (zum Beispiel einen Zugang freischalten, Aktionscodes anlegen, Listen exportieren, ein Konto sperren oder löschen, ein Zertifikat widerrufen), halten wir in einem internen Protokoll fest. Betroffene Personen stehen dort nur mit ihrer internen Nutzernummer und gekürzter E-Mail-Adresse (etwa m***@beispiel.de), gegebenenfalls mit der Zertifikatsnummer; bei Aktionscodes zusätzlich Kampagne und Begründung, die wir selbst als Freitext vergeben. Namen von Partnern und Freitext-Angaben zu Empfehlungen stehen dort nicht. Diese Einträge bleiben auch nach einer Kontolöschung für 365 Tage erhalten, damit Änderungen nachvollziehbar bleiben, und werden dann automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und nachvollziehbaren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Hosting und Datensicherung

Die Academy läuft auf demselben Server wie diese Website bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland (siehe Abschnitt 2, Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Die Datenbank (PostgreSQL) betreiben wir selbst auf diesem Server; sie ist von außen nicht erreichbar. Die Datenbank wird täglich gesichert. Die Sicherungen liegen ebenfalls auf dem Server bei Hetzner in Deutschland und werden nach 14 Sicherungen (rund 14 Tagen) überschrieben. Gelöschte Daten verschwinden spätestens dann auch aus den Sicherungen.

Speicherdauer und Löschung

Daten	Wie lange
Konto, Sprachwahl, Lernfortschritt, Antworten, Freischaltungen, Zertifikat, Empfehlungs-Zuordnung, Kampagne	bis zur Löschung des Kontos
Freigabe über einen Aktionscode	bis zur Löschung des Kontos; danach bleibt nur der belegte Platz ohne Personenbezug
Anmelde-Sitzung	30 Tage, beim Abmelden sofort
Einladungs- und Passwort-Links	gültig 72 Stunden bzw. 60 Minuten, gelöscht 7 Tage nach Ablauf oder Nutzung
Zugangsanfragen (mit Passwort-Prüfwert, Aktionscode, Empfehlungs-Angabe)	30 Tage nach unserer Entscheidung, nicht bearbeitete nach 90 Tagen; der Passwort-Prüfwert bei Ablehnung sofort
Aufrufe von Empfehlungslinks	90 Tage
Internes Protokoll (gekürzte Angaben)	365 Tage
Rechnungsdaten	gesetzliche Aufbewahrungsfrist, bis zu zehn Jahre
Datensicherungen	14 Sicherungen (rund 14 Tage)

Die Fristen in dieser Tabelle setzt die Academy automatisch um. Konten löschen wir nicht automatisch, sondern auf Ihren Wunsch: Eine E-Mail an info@ki-verbindet.de genügt. Wir löschen dann Ihr Konto mit Lernfortschritt, Antworten, Freischaltungen, Zertifikat, offenen Links, Sitzungen und Ihren Zugangsanfragen; aus Freigaben über einen Aktionscode wird Ihre Person entfernt. Empfehlungen anderer Konten auf Ihr Konto werden dabei gelöst. Ausgenommen sind nur Daten, die wir für Rechnungen aufbewahren müssen, und die gekürzten Einträge im internen Protokoll. Ihre weiteren Rechte, auch auf eine Kopie Ihrer Daten, stehen im Abschnitt „Ihre Rechte“.

5. Einsatz künstlicher Intelligenz

Wir entwickeln KI-gestützte Software. Deshalb sagen wir offen, was auf dieser Website passiert und was nicht:

• Auf dieser Website läuft kein Chatbot und kein automatisiertes Dialogsystem. Was Sie über die Formulare schreiben, lesen Menschen.
• Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Ob und wie wir auf Ihre Anfrage antworten, entscheiden wir selbst.
• Teile der Texte und Gestaltung dieser Website wurden mit Unterstützung von KI-Systemen erstellt und anschließend von uns geprüft. Wir kennzeichnen das hier, weil Art. 50 der KI-Verordnung der EU (Verordnung (EU) 2024/1689, „EU AI Act“) Transparenz über KI-erzeugte Inhalte und über den Kontakt mit KI-Systemen verlangt.
• Ihre Anfragen werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet – weder von uns noch durch Weitergabe an Dritte.
• Setzen wir in einem Projekt für Sie KI-Systeme ein, regeln wir Zweck, Datenfluss, Rolle nach der KI-Verordnung und gegebenenfalls einen Auftragsverarbeitungsvertrag vorher schriftlich im jeweiligen Projektvertrag.

6. Empfänger Ihrer Daten im Überblick

Empfänger	Wozu	Ort
Hetzner Online GmbH	Betrieb des Servers (Website und Academy)	Deutschland
Brevo GmbH	Versand der Benachrichtigungen; für die Academy nur Passwort-E-Mails, falls aktiviert (derzeit nicht aktiv)	EU
Calendly, LLC	Terminbuchung, nur nach Ihrem Klick	USA (EU-US DPF)

Darüber hinaus geben wir Ihre Daten nicht weiter. Eine Weitergabe an Behörden erfolgt nur, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind.

7. Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber folgende Rechte:

• Auskunft darüber, welche Daten wir zu Ihnen verarbeiten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf berechtigtem Interesse beruhen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Eine formlose E-Mail an info@ki-verbindet.de genügt.

Beschwerderecht: Sie können sich jederzeit bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), etwa bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2–4, 40213 Düsseldorf.

8. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Technik oder die Rechtslage ändert. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung.

Diese Datenschutzerklärung gibt es auch auf Englisch: Privacy policy (English). Maßgeblich ist die deutsche Fassung.